【脱！Excel初心者】読み取り専用など各種保存方法

ファイルの保存方法をいくつかご紹介します。主に使用するのは【上書き保存】【新規保存】だと思いますが読取り専用で保存したり、ファイルにパスワードを設定したりファイル保存にもいくつか種類があります。メール添付などの場合はzip形式で圧縮してパスワード設定で対応することも可能ですが会社内や自宅のデスクトップ上などに保存する場合はこの方法で保存するとファイルそのものにパスワードを設定できます。普通に保存するだけではなく、いろいろな保存方法を覚えて一緒にexcel初心者から脱出しましょう！

練習用Excelファイルを用意したので、必要な方は下記よりダウンロードしてくださいね。

各種保存方法_練習用

読み取り専用で開くことを推奨設定して保存
読み取りパスワードを設定して保存
書き込みパスワードを設定して保存
読み取り・書き込み両方のパスワードを設定して保存
まとめ

読み取り専用で開くことを推奨設定して保存

上書き保存されないように、最初から上書きの必要がない場合は読み取り専用で開くことを推奨するというダイアログボックスを表示させるように設定しておきます。

ファイルを保存する際に F12 を押して名前を付けて保存のダイアログボックスを開きます。保存の左側にあるツール▼をクリックして中にある全般オプションをクリックします。

新しいダイアログボックスが出てくるので読み取り専用の頭にあるチェックボックスにレ点チェックを入れてOKをクリックし保存をクリックします。

一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「必要なければ読み取り専用で開くよう指定しています」と注意のダイアログボックスが出るので「はい」をクリックすれば読み取り専用で開くことができます。編集の必要がある場合は「いいえ」をクリックすると書き込みも可能な通常通りの形式で開くことが可能です。

読み取り専用で開くと、今開いているファイルは読み取り専用であることが表示されます。

仮に何か編集をして保存しようとしても、読み取り専用で開いているので上書き保存できないため新規保存するようダイアログボックスが出ます。

読み取りパスワードを設定して保存

メールでファイルのやり取りをする際や、共有フォルダ内に保存している場合、家族で共通のパソコンを使用していて見られたくないファイルがある場合など、ファイルの閲覧時にパスワード入力を求めるよう設定が可能です。

ファイルを保存する際に F12 で名前を付けて保存のダイアログボックスを出してきてツール▼の全般オプションをクリックするところまでは、上記の 読み取り専用を推奨して保存 と同じです。

全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、読み取りパスワードを入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力したパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。

一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求められるので、先ほど設定したパスワードを入力してOKをクリックするとファイルを開くことができます。

パスワードを設定 する際に「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れておけば、パスワードを設定した上で読み取り専用で開くことを推奨することも可能です。

書き込みパスワードを設定して保存

読み取りパスワードを設定するのと同じように、書き込みパスワードも設定することが可能です。

全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、書き込みパスワードを入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力したパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。

一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求めるダイアログボックスが開きます。読み取り専用で開くことを推奨する と少し違うところは、上書きパスワードを知らない場合は読み取り専用でしか開くことができません。書き込みパスワードを知っている場合は、読み取り専用で開くかパスワードを入力して編集可能なファイルとして開くか選択することができます。

読み取り・書き込み両方のパスワードを設定して保存

読み取り・書き込み両方のパスワードを設定することも可能です。

ファイルを保存する際に F12 で名前を付けて保存のダイアログボックスを出してきてツール▼の全般オプションをクリックするところまでは、上記の 読み取り専用を推奨して保存 と同じです。

全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、読み込みパスワード・書き込みパスワードの両方を入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力した読み取りパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。

一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求めるダイアログボックスが開きます。まず最初に読み取りパスワードを求められるので先ほど設定した読み取りパスワードを入力しOKをクリックします。続けて書き込みパスワードを求められるので、先ほど設定した書き込みパスワードを入力すると編集可能なファイルとして開くことが可能です。編集が不要の場合や書き込みパスワードを知らない場合は、読み取り専用で開くをクリックして読み取り専用ファイルとして開きます。