【Excel初心者向け】フラッシュフィル機能

Excel2013から追加された機能です。入力されたデータの規則性をExcelが認識して、その規則性を元に自動で同じ作業を行い表示してくれる非常に便利な機能です。それまでは姓と名など異なるセルに入っているデータを繋げて表記したい場合、表示したいセルを選択して「＆」で繋いだり関数を使用していたものが一瞬でできる機能です。ただ、稀にフラッシュフィル機能で対応できないケースがありますので、その場合はやはり関数を使用して対応しましょう。

練習用Excelファイルを用意したので、必要な方は下記よりダウンロードしてくださいね。

ひとつのセルに入ったフルネームを「姓」と「名」を切り離して別のセルに表示

ひとつのセルに入っているフルネームを、姓と名それぞれ別のセルに表示させる方法です。下記の表を例題にやってみたいと思います。まずA2セルのフルネームのうち「姓」の部分だけをB2セルに入力します。次にA2セルの「名」の部分だけをC2セルに入力します。

次にB3セルを選択した状態でリボンメニューの【データタブ】をクリックし、続けて【フラッシュフィル】をクリックします。B3セル以下のセルにもB2セルと同じように「姓」の部分だけが反映されました。

この時、B3セルに右下角に下記の図のようなアイコンが出ます。このアイコンをクリックするとさらにメニューが表示されます。一番上の「フラッシュフィルを元に戻す」を選択すると、先ほどの操作がもとに戻ります。※ Ctrl + Z を押したときと同じことが起きます。

一番下の「12個のすべての変更されたセルを選択」を選択すると、B3セルから最下段のフラッシュフィルにて入力したデータのすべてを選択します。※ Ctrl + Shift + ↓ を押した時と同じことが起きます。

最後に上から2番目の「候補の反映」を選択すると、先ほどフラッシュフィルにて変換したすべてのデータの入力を確定し反映させます。この動作は特に行う必要はなく、次に他の入力等を行うと自動的に確定し反映されます。

別々のセルに入っている「姓」と「名」をひとつのセルに表示

姓と名それぞれ別のセルに入っているものを、ひとつのセルに繋げて表示させる方法です。下記を例題にやってみます。C2セルにA2セルとB2セルの「姓」と「名」を繋げて入力します。この時、「姓」と「名」に間にスペースを入れても問題ありません。

C3セルを選択した状態で Ctrl + E でフラッシュフィルを行うとC3以下のセルも同様に「姓」と「名」が繋がってひとつのセルに表示されましたね。C3セルを入力する際に「姓」と「名」の間にスペースを入れると、C3セル以下も「姓」と「名」の間にスペースを入れて表示してくれます。この時C13セルやC14セルのように、「姓」が1文字や3文字であっても規則通を認識し同様に反映してくれます。

メールアカウントだけを切り離して別のセルに表示

メールアドレスの場合も、メールアカウントだけを切り離して別のセルに表示させることが可能です。下記を例題にやってみます。A2セルに入っているメールアドレスのうち、メールアカウントだけをB2セルに入力します。

B3セルを選択した状態で Ctrl + E でフラッシュフィルを行うとC3以下のセルも同様にメールアカウントだけが反映されます。

郵便番号のハイフン表示有無の切替え

郵便番号のハイフンが入っていない数字7ケタがひとつのセルに入っている場合に、別のセルにハイフンありで表示させる方法です。逆にハイフンが入っている郵便番号からハイフンを抜き取り、数字7ケタのみを別セルに表示させる方法も一緒にご紹介します。下記を例題にやってみます。まずA2セルに入っている郵便番号を、B2セルにハイフンありで入力します。次にB3セルを選択した状態で Ctrl + E でフラッシュフィルを行うと、B3セル以下もB2セル同様にハイフンありの郵便番号が反映されます。

逆にC2セルにハイフンなしの数字7ケタの郵便番号を入力し、次にC3セルを選択した状態で Ctrl + E でフラッシュフィルを行うと、C3セル同様にハイフンなしの郵便番号が反映されます。

郵便番号を上3ケタと下4ケタで切り離し、それぞれ別にセルに表示

ひとつのセルに入っている郵便番号を上3ケタと下4ケタに切り離し、それぞれ別のセルに表示させる方法です。下記を例題にやってみますね。まずA2セルの郵便番号の上3ケタをB2セルに入力します。次にB3セルを選択した状態で、Ctrl + E でフラッシュフィルを行い最下段まで反映させます。下4ケタも同様に反映さえて完了です。

まとめ

規則性さえあれば、フラッシュフィルで対応可能なので是非覚えて作業効率10倍UP目指しましょう！フラッシュフィルで対応できないものはLEFT関数、RIGHT関数、MID関数、TRIM関数やセルの書式設定を使用して行うことになりますので、一緒に覚えておくと臨機応変に対応できますね！

動画でもご紹介していますので、動画を見ながら操作を確認したい方は下記からどうぞ！