フィルター機能
一覧表やリストにフィルターを設定することで、それぞれの項目から指定した条件のデータを抽出することが可能になります。
もちろん抽出する条件は自由に決めることが可能ですし、複数条件の指定も可能です。 また昇順・降順で並べ替えることも可能です。
実務でもかなり使用頻度が高い機能なので、是非この機会に覚えておきたい機能です。
練習用ファイルをダウンロードできるようにURLを貼っておきますので、実際に触りながら練習してみて下さい。このページの最後に動画を貼っておきますので、良ければそちらもご視聴ください。
フィルターを設定する
フィルターを設定したい表内のどこでも良いので、どこかをクリックした状態で、リボンメニューの右端の方にある【並べ替えとフィルター】アイコンをクリックします。
すると選択肢が出てくるので、フィルターを選択します。
選択している表の見出しにフィルターが設定されました。
フィルターの基本的な使い方
フィルターは主に、たくさんある中から指定したものだけを表示させたい場合に使用します。
仮に一覧の中から「お米」だけを表示させたい場合は、B列にある商品名のボタンをクリックし、一番上にある「(すべて選択)」のレ点チェックを外します。
全ての項目にあるチェックが外れたら、「お米」だけにチェックを入れてOKを押すと、お米だけが表示されました。
日付フィルター
日付項目でフィルターをかけてみましょう。
日付の入っているA列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックすると、どういう条件でフィルターをかけるか選択肢が表示されるので、設定したい条件を選択しましょう。
テキストフィルター
テキストフィルターをかけてみましょう。
商品名の入っているB列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックすると、どういう条件でフィルターをかけるか選択肢が表示されるので、設定したい条件を選択しましょう。
数値フィルター
数値フィルターをかけてみましょう。
数量の入っているC列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックすると、どういう条件でフィルターをかけるか選択肢が表示されるので、設定したい条件を選択しましょう。
色フィルター
色フィルターをかけてみましょう。
下記の画像では、アルコール商品が水色・アイスクリームが薄い黄色になっているので、商品名の入っているB列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックすると、何色でフィルターをかけるか選択肢が表示されるので、設定したい色を選択しましょう。
にゃんこのひと言🐾
フィルターを使うと、項目を選んだりチェックを外したりと、マウスでの細かいクリック操作が増えますよね。そんな時、「ロジクール M650」を使っていると、クリックが軽やかで指への負担が全然違います。ストレスなくデータを抽出できると、資料作りも一気に捗りますよ！🐾
昇順・降順で並べ替える
昇順・降順で並べ替えたい列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックします。
昇順・降順のいずれかフィルターをかけたい方をクリックします。ここでは昇順に並げ替えてみます。
色で並べ替える
特定の色だけを指定して並べ替え
並べ替えたい列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックします。
色で並べ替えにマウスを合わせると、何色で並べ替えるか選択肢が出てくるので、並べ替えたい色をクリックします。ここでは商品名の水色が上に来るよう並べ替えてみます。
複数の色の順番を指定して並べ替え
複数の色がついている列で、特定の色でなく複数の色を個別に指定して並べ替えたい場合、並べ替えたい列の見出しにある下向き三角形のボタンをクリックします。
色で並べ替えにマウスを合わせると、何色で並べ替えるか選択肢が出てくるので、一番下にある「ユーザー設定の並べ替え」をクリックします。
ダイアログボックスが出てきて、最優先されるキーを設定できるようになります。
まず最初に、列の項目を並べ替えたい列名にします。ここでは「商品名」を選択します。
次に並べ替えのキーを「セルの色」にし、順序で一番上に表示させたい色を選択します。
ここでは「水色」を選択します。
次にレベルの追加をクリックすると、次に優先されるキーの設定ができるようになるので、同じく列を「商品名」にし、並べ替えのキーを「セルの色」にします。順序では二番目に表示させたい色を選択します。ここでは「色なし」を選択します。
同様にレベルの追加をクリックすると、次に優先されるキーの設定ができるようになるので、列を「商品名」にし、並べ替えのキーを「セルの色」にします。順序では三番目に表示させたい色を選択します。ここでは「薄い黄色」を選択します。今回は色なしを含め3種類なので最後にOKを押します。
商品名が水色、色なし、薄い黄色の順番に並べ替えられました。
フィルターを解除する
解除したいときは、同じく表のどこでも良いので、どこかを選択した状態でリボンメニューの【並べ替えとフィルター】アイコンをクリックし、再度フィルターをクリックすると解除されます。
フィルター設定＆解除のショートカット
フィルター設定＆解除は日常的に使用頻度が高いので、ショートカットキーを覚えておきましょう。
表のどこでも良いのでどこかを選択した状態で、キーボードの Ctrl + Shift + L でフィルター設定となり、フィルター設定されている表で同じく Ctrl + Shift + L をするとフィルター解除となります。
にゃんこのひと言🐾
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まとめ
実務でも使用頻度の高いフィルターの設定、基本的な使用方法、フィルターの解除についてご紹介しました。フィルターで指定したもののみ表示させることはできても、並べ替えや複数条件でのフィルターや日付フィルターなどの使い方は分からないという方も結構いらっしゃるので、是非この機会にマスターしておきましょう。
動画でもご紹介していますので、動画を見ながら操作を確認したい方は下記からどうぞ！
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にゃんこのひと言🐾
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