Excel 各種設定つきファイル保存方法
ファイルの保存方法をいくつかご紹介します。
主に使用するのは上書き保存や新規保存だと思いますが、読取り専用で保存したり、ファイルにパスワードを設定したりとファイル保存にもいくつか種類があります。
メール添付などの場合はzip形式で圧縮してパスワード設定で対応することも可能ですが、会社内や自宅のデスクトップ上などに保存する場合、ファイルそのものにパスワードを設定することが可能です。
普通に保存するだけではなく、いろいろな保存方法を覚えて 一緒にExcel初心者から脱出しましょう！
練習用ファイルを用意したので、必要な方は下記よりダウンロードしてくださいね。
読み取り専用で開くことを推奨設定して保存
上書き保存されないように、最初から上書きの必要がない場合は読み取り専用で開くことを推奨するというダイアログボックスを表示させるように設定しておきます。
ファイルを保存する際に F12 を押して名前を付けて保存のダイアログボックスを開きます。保存の左側にあるツール▼をクリックして中にある全般オプションをクリックします。
新しいダイアログボックスが出てくるので読み取り専用の頭にあるチェックボックスにレ点チェックを入れてOKをクリックし保存をクリックします。
一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「必要なければ読み取り専用で開くよう指定しています」と注意のダイアログボックスが出るので「はい」をクリックすれば読み取り専用で開くことができます。
編集の必要がある場合は「いいえ」をクリックすると書き込みも可能な通常通りの形式で開くことが可能です。
読み取り専用で開くと、今開いているファイルは読み取り専用であることが表示されます。
仮に何か編集をして保存しようとしても、読み取り専用で開いているので上書き保存できないため新規保存するようダイアログボックスが出ます。
にゃんこのひと言🐾
「うっかり上書き」を防げる読み取り専用は、共有ファイルで大活躍する設定です。こうした実務で役立つ「守りのテクニック」を他にも知っておきたいなら、「できるExcel」を手元に置いておくと安心ですよ。困った時にパッと引ける辞書代わりとして重宝します！🐾
読み取りパスワードを設定して保存
メールでファイルのやり取りをする際や、共有フォルダ内に保存している場合、家族で共通のパソコンを使用していて見られたくないファイルがある場合など、ファイルの閲覧時にパスワード入力を求めるよう設定が可能です。
ファイルを保存する際に F12 で名前を付けて保存のダイアログボックスを出してきてツール▼の全般オプションをクリックするところまでは、上記の 読み取り専用を推奨して保存 と同じです。
全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、読み取りパスワードを入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。
OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力したパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。
一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求められるので、先ほど設定したパスワードを入力してOKをクリックするとファイルを開くことができます。
パスワードを設定 する際に「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れておけば、パスワードを設定した上で読み取り専用で開くことを推奨することも可能です。
書き込みパスワードを設定して保存
読み取りパスワードを設定するのと同じように、書き込みパスワードも設定することが可能です。
ファイルを保存する際に F12 で名前を付けて保存のダイアログボックスを出してきてツール▼の全般オプションをクリックするところまでは、上記の 読み取り専用を推奨して保存 と同じです。
全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、書き込みパスワードを入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力したパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。
一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求めるダイアログボックスが開きます。読み取り専用で開くことを推奨すると少し違うところは、上書きパスワードを知らない場合は読み取り専用でしか開くことができません。書き込みパスワードを知っている場合は、読み取り専用で開くかパスワードを入力して編集可能なファイルとして開くか選択することができます。
読み取り・書き込み 両方のパスワードを設定して保存
読み取り・書き込み両方のパスワードを設定することも可能です。
ファイルを保存する際に F12 で名前を付けて保存のダイアログボックスを出してきてツール▼の全般オプションをクリックするところまでは、上記の 読み取り専用を推奨して保存 と同じです。
全般オプションをクリックした後にダイアログボックスが出たら、読み込みパスワード・書き込みパスワードの両方を入力します。パスワードはアスタリスク「*」で表示されます。OKをクリックすると、新たにダイアログボックスが開き「パスワードをもう一度入力してください」と出ます。先ほど入力した読み取りパスワードと同じものを入力してOKをクリックし、最後に保存をクリックします。
一度ファイルを閉じてから、改めてファイルを開くと「パスワードで保護されています」とパスワードの入力を求めるダイアログボックスが開きます。
まず最初に「読み取りパスワード」を求められるので先ほど設定した読み取りパスワードを入力しOKをクリックします。続けて「書き込みパスワード」を求められるので、先ほど設定した書き込みパスワードを入力すると編集可能なファイルとして開くことが可能です。
編集が不要の場合や書き込みパスワードを知らない場合は、読み取り専用で開くをクリックして読み取り専用ファイルとして開きます。
にゃんこのひと言🐾
パスワード設定は、セキュリティ意識が高い今の時代には欠かせないスキルですね。Excelには他にもデータを保護する方法がたくさんあります。「できるExcel」を読みながら一つずつ試していけば、より安全でミスのないファイル管理ができるようになりますよ！🐾
まとめ
上書き保存・新規保存だけでなく、いろいろな形で保存することでプライバシーが守られることもあるので、是非覚えておいていただけたらと思います。他にもせかっく作った表を誰かが上書きしてしまって、一から作成し直しなんて悲劇からも解放されます！
動画でもご紹介していますので、動画を見ながら操作を確認したい方は下記からどうぞ！
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にゃんこのひと言🐾
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