VLOOKUPやIF関数はもういらない？Power Queryで「メンテナンス地獄」から卒業する方法

数式の「メンテナンス地獄」に心当たりはありませんか？

前回は、PowerQuery_加工・編集編で「PowerQueryのデータ型の設定」と「不要な列を削除」する方法を一緒にやっていきました。

今回はその続き――
取り込んだデータを ”壊れない仕組み” で処理する方法に入ります。

こんな経験、ありませんか？

• ちょっと条件を追加したいだけなのに、どこを直せばいいか分からない
• 修正したら、別のセルがエラーになった
• 前任者のIF関数が長すぎて、怖くて触れない…
• 列を1列挿入しただけで、VLOOKUP関数の参照が全部ズレた

Excelは便利です。
でも、数式が増えれば増えるほど “壊れやすい仕組み” になっていきます。

特に、

• 入れ子だらけのIF関数
• 範囲がズレたVLOOKUP関数
• 列が増えるたびに書き直し

こうした状態は、まさに「メンテナンス地獄」

この記事では、PowerQueryを使って、メンテナンス地獄から抜け出す方法をお伝えします。

この記事のゴール

• 数式を一行も書かずに、複雑な条件分岐を作る
• 複数の表をマウス操作だけでガッチャンコして紐付ける

つまり “壊れない仕組み” でデータ処理を組み立てること。

今日も一緒に操作しながら、作業者から “設計者” へステップアップしていきましょう！

今回も、前回のPowerQuery_加工・編集編、前々回PowerQuery_基本編で使用した練習用データセットを使用します。

お手元に練習用データセットがない方は、下のダウンロードボタンからダウンロードしていただき、実際に触りながら学習していきましょう！

💡これから練習用データセットをダウンロードする方へ🐾

「フォルダにあるデータを一括で統合して取り込み」という作業は、実務では基本的に「基幹システムから抽出したCSVファイル」や「WebサイトからダウンロードしたCSVファイル」のように、取り込むデータの8～9割がCSVファイルです。

そこで、練習用データセットにCSV形式で3つほどデータを用意しました。
今回は複数フォルダになっているためzipで圧縮していますので、まずダウンロードした練習用ファイル「powerquery_csv_data.zip」を解凍して下さい。

解凍したら、練習用データセットの内容が下記と同じか確認しましょう。

確認ができたら、さっそく実際に操作してみましょう！

「条件列」の追加：マウス操作で作る最強のIF関数

まずは、IF関数の代わりになる機能からやってみましょう！

PowerQueryには「条件列」という機能があります。
これは、数式を書かずに “もしも〜なら” を作れる機能です。

IF関数のカッコを数える作業とは、もうサヨナラです！
さっそく、一緒に操作していきましょう！

前回、PowerQuery_加工・編集編で不要な列を削除した 売上詳細_PowerQuery を開いてください。

ここに、以下の条件を設定していきたいと思います。

Excelの「IF関数」「IFS関数」の典型です。

これを、関数を使用せず PowerQuery のみで設定していきましょう！

売上詳細_PowerQueryファイルのテーブルを選択して、リボンメニューの 「クエリ」 → 「編集」もしくは Alt ＋ F12 で「PowerQueryエディター」を開きます。

「PowerQueryエディター」を開いたら、エディター内のリボンメニューの「列の追加」を開きます。「列の追加」のすぐ下に「条件列」というアイコンがあるので、これをクリックしましょう。

すると「条件の追加」というダイアログボックスが出てくるので、下の画像で赤枠を付けてある場所に以下の内容を入力していきます。

• 新しい列名 → 「ランク」とテキスト入力
• 列名 → プルダウンで「金額」を選択
• 演算子 → プルダウンで「次の値以上」を選択
• 値 → 「20000」とテキスト入力
• 出力 → 「Aランク」とテキスト入力

上記5つの設定が終わったら、下の画像で青枠を付けてある「句の追加」をクリックします。

すると、2つ目の条件が入力できるようになるので先ほどと同じように2つ目の条件を設定していきます。

• 列名 → プルダウンで「金額」を選択
• 演算子 → プルダウンで「次の値以上」を選択
• 値 → 「15000」とテキスト入力
• 出力 → 「Bランク」とテキスト入力

これを条件の数だけ繰り返します。
今回は、この2つ以外は全て「Cランク」なので、下の画像の青枠部分「それ以外の場合」に「Cランク」と入力し、右下の「OK」でダイアログボックスを閉じます。

一番右端に、今追加した条件列「ランク」が追加され、右の適用したステップにも「追加された条件列」と表示されるようになりました。

最後に「ランク」列のデータ型を「テキスト」に変更してあげて、ついでに「ランク」列を「氏名」と金額の間に移動してみましょう。

列の移動は、移動したい列のヘッダーを選択して、マウスで移動したい場所までドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作です！

ExcelのVLOOKUP関数なら、列を入れ替えた瞬間に数式が壊れて「#REF!」エラーの嵐ですが、PowerQueryならマウスで掴んで移動させるだけ。もちろん、仕組みが壊れる心配もありません。

データ型の変更＆列の移動後は、適用したステップに「変更された型1」と「並べ替えられた列」が表示されました。

最後にリボンメニューのホームタブを開き、一番左の「閉じて読み込む」アイコンをクリックすれば完了です。

Excelのテーブルに、先ほどまでなかった「ランク」の列が追加されました。

にゃんこのひと言🐾

PowerQueryを覚えると、今まで関数の修正に費やしていた膨大な時間が、一気に「自分のための時間」に変わります。

ただ、一つだけハッキリ言わせてください。

それだけのスキルを身につけて、「誰でもできる単純作業」ばかりの環境に居続けるのは、あなたの才能の持ち腐れです。

PowerQueryを使える人材は、市場では「DXの即戦力」として高く評価されます。
今の職場に縛られず、「自分のスキルが外の世界でいくらで売れるのか」を一度覗いてみるだけでも、働き方の視界がガラッと変わりますよ！

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クエリのマージ：VLOOKUP関数を過去の遺産にする

次は、VLOOKUP関数やXLOOKUP関数の代替機能を一緒にやっていきましょう！

既に作成済みの売上詳細_PowerQueryに「会員番号をKeyにして、その会員の支店名の列も追加してほしい」と別途CSVファイルを渡されたとします。

こんなとき、これまでなら共通項目の「会員番号」をKeyにして、VLOOKUP関数やXLOOKUP関数を使っていましたよね。でも、PowerQueryなら “もっと安全” にできます。

実際に、そういう依頼があったと想定して、ここで新たにcsvファイルを追加ダウンロードしてください。

追加データのダウンロードが終わったら、さっそく一緒に操作してみましょう！

先ほどと同じく、売上詳細_PowerQueryファイルのテーブルを選択して、リボンメニューの 「クエリ」 → 「編集」もしくは Alt ＋ F12 で「PowerQueryエディター」を開きます。

「PowerQueryエディター」を開いたら、少しデータを整えます。

今回は、2つのデータを「会員番号をKey」に突合する必要がありますが、前回のPowerQuery_加工・編集編で会員番号の列を削除したので、現時点でこのデータに会員番号の列はありません。

なので、まずは「会員番号列の復元」から対応しましょう。

前回、必要な列だけを選択し「不要な列を削除」で会員番号列も他の不要列と一緒に削除しました。
その際に下の画像赤枠の「削除された他の列」というステップが追加されましたが、削除する対象列は、この「削除された他の列」の右端に青枠で囲んだ歯車マークをクリックすることで変更が可能です。

「削除された他の列」の右端に青枠で囲んだ歯車マークをクリックすると、「列の選択」というダイアログボックスが出てきます。

現在は「会員番号」の✓が外れている状態なので、ここに✓を入れたら、右下の「OK」をクリックします。

データに会員番号が表示されました。これで下準備が整ったので、いよいよ２つのデータを突合していきます。

まず突合相手となる、新しいファイルを取り込みましょう。
リボンメニューからホームタブを開いて、一番右にある「新しいソース」をクリックします。

すると、3つの選択肢が出てくるので、「ファイル」にマウスオーバーします。
マウスオーバーすると、さらに選択肢が出てくるので「テキスト/CSV」をクリックしましょう。

どのファイルをインポートするか選択するダイアログボックスが出てくるので、先ほど追加ダウンロードした「powerquery_merge.csv」を選択して、右下の「インポート」をクリックします。

選択したファイルのプレビューが出てくるので、選択したデータに間違いないか確認したら、右下の「OK」をクリックします。

左のクエリという項目に「powerquery_merge.csv」が表示だれ、無事に取り込めました。

では、いよいよ2つのデータを「会員番号」をKeyに突合し、マージ（結合）していきます。
ベースとなるデータは「初回取り込み用」なので、左のクエリ一覧から「初回取り込み用」を選択します。
するとエディター画面には「初回取り込み用」のデータが表示されました。

続けて、リボンメニューのホームタブを開いて「クエリのマージ」をクリックします。

続けて「マージ」というダイアログボックスが出てくるので、中ほどにあるテキストボックス右端のプルダウンをクリックし、マージしたいデータを選びます。

今回は「powerquery_merge」をマージしたいので、一番上の「powerquery_merge」を選択します。

マージするファイルを選択すると、先ほどまで「プレビューは使用できません」とグレーアウトになっていた場所に、選択したファイルのプレビューが表示されるので、「Keyにする共通項目」を選択していきます。

今回の「共通するKey」は「会員番号」なので、両方のデータの「会員番号」列をマウスでクリックします。
選択した列は緑に反転するので、「共通するKey」が正しく選択できているか確認しましょう。

共通Keyが選択できたら、結合の種類を選択します。
ここでは「上の枠にあるデータが左テーブル」「下の枠にあるデータが右テーブル」となり、それぞれの結合の種類は以下の通りです。

結合の種類	メニューの表記	どんな時に使うの？
左外部 （★基本)	最初の行すべて、および2番目の行のうち一致するもの	【VLOOKUPの代わり】 左の表をベースにして、右の表から一致するデータを追加したい時。
右外部	2番目の行すべて、および最初の行のうち一致するもの	左外部の逆。右の表をベースにしたい時。
完全外部	両方の行すべて	両方の表のデータをすべて残し、全体の漏れや不一致をチェックしたい時。
内部	一致する行のみ	両方の表に「共通して存在するデータ」だけを抽出したい時。
左反（アンチ）	最初の行のみ	【エラーチェック】 左の表にあって、右の表には「ない」データ（仲間はずれ）を探し出したい時。
右反（アンチ）	2番目の行のみ	左反の逆。右の表の「仲間はずれ」を探したい時

結合の種類で「左外部」を選んだら、右下のOKを押します。

するとPowerQueryエディターに画面が戻り、一番右の列に「powerquery_merge」という列が追加されました。適用のステップにも「マージされたクエリ数」が追加されています。

一番右の列に追加された「powerquery_merge」の横に左右に向かう矢印があるので、これをクリックしてデータを展開させます。

すると展開する列を選択するダイアログボックスが出てくるので、表示させたい列名にのみ✓を入れます。
会員番号は既に元データにあるため、非表示で問題ないので会員番号の✓を外しましょう。

次に下の方にある「元の列名のプレフィックスとして使用します」の✓を外します。
ここに✓が入っていると、列名の前にマージしたファイル名が表示されるので、あとで列名編集が必要になってしまい、手間です。

ここまで来たら、右下のOKを押しましょう。

先ほどマージした「powerquery_merge」が展開され、会員番号をKeyに支店名がVLOOKUPされた形で表示されました。

もし、後から展開する列を変更したい場合は、適用したステップの「展開された powerquery_merge」の右にある歯車マークをクリックすれば変更が可能です。

最後にリボンメニューのホームタブを開き、一番左の「閉じて読み込む」アイコンをクリックすれば完了です。

会員番号をKeyに正しい支店名が紐付けられているか確認してみましょう。
「初回取り込み用」シート、B9セルの会員番号を Ctrl ＋ C でコピーします

次に「powerquery_merge」に Ctrl ＋ F で検索ダイアログボックスを出して、先ほどの会員番号を Ctrl ＋ V で貼り検索してみましょう。

きちんと正しい支店名が紐付けられていることを確認できました。

このようにPowerQueryのマージを使えば、VLOOKUP関数やXLOOKUP関数のように1列ずつ持ってくるのではなく、マスタ情報をまとめて同期することが可能です。

まとめ

今日は

• 条件列で“壊れない分岐”を作る
• マージで“ズレない紐付け”をする

という、実務の中核テクニックを一緒にやってみました。

あなたはもう、数式をその場しのぎで書く「作業者」ではありません。

処理を “設計” し、ステップとして積み上げる “仕組みを作る人” です。

条件判定もマージも、一度作れば一生モノの資産になります。

翌月は、ボタンひとつ！それがPowerQueryの世界です。

もし「毎月同じ作業をしている」なら、それは自動化できるサインかもしれません。
一緒に、“がんばる仕事” から “仕組みの仕事” へ進化していきましょう。

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にゃんこのひと言🐾

Power Queryを使いこなせるようになると、周りからは「Excelの魔法使い」のように見えるかもしれません。 でも、その魔法を古いシステムの維持や、単純なコピペ作業に使い続けるのは、少しもったいない気がします。

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